Moduł PK dla systemu KPP

Autor z góry przeprasza:

• księgowych - za zbyt "informatyczne" podejście do sprawy,
• informatyków - za zbyt "księgowe" podejście do sprawy,
• płacowców - za aż takie skomplikowanie sprawy,
• wszystkich - za zagmatwany opis i popełnione błędy - autor nie jest księgowym i zawsze uważał, że się na księgowego nie nadaje ;-)

Instalacja:

Wymianie podlegają pliki:

Nowe pliki:

Pliki zawarte w archiwum MODPK.EXE należy skopiować do katalogu zawierającego system KPP i uruchomić AKTKOM.BAT

Idea modułu PK

• podział PK na 1 do 9 częsci w celu łatwiejszej analizy ewentualnych błędów
• poszczególne zapisy w częściach PK
• analitykę kosztów

Podział PK na części oraz przypisanie analityki kosztów do konkretnej części PK definiuje się w opcji Pliki/Konfiguracja/Definicje PK.

Zapisy PK definiuje się w opcji Pliki/Konfiguracja/Definicje PK/Definicje.

Każdy zapis w PK można włączyć i wyłączyć z procesu tworzenie PK używając pola aktywne (uwaga na klawisz ENTER przy przechodzeniu przez to pole!). Znaczenie pól Konto Wn, Konto Ma i Opis jest oczywiste.
W polu Wzór wpisuje się wyrażenie, jakie ma być obliczane dla danego zapisu. W skład tego wyrażenia wchodzą przede wszystkim składniki płacowe, zapisywane jako kwlp(numer_składnika)lub też dowolne, poprawne wyrażenie arytmetyczne z użyciem składników, np. suma składek na ubezpieczenia społeczne ze środków pracodawcy zostanie zapisana jako:
kwlp(91) + kwlp(92) + kwlp(94)
Dopuszczalne są numery składników od 1 do 240, ale należy pamiętać o tym, że nie wszystkie składniki są zdefiniowane.
W przypadku, gdy w polu Wzór nie ma być żadnej wartości, nalezy wpisać w to pole 0 (zero).

Tworzenia konta

• segment dotyczący całej jednostki organizacyjnej/firmy
• segment dotyczący konkretnej jednostki/komórki/działu itp.
• segment analityki kosztów dla automatów księgujących systemów FK
• segment numeru karty pracownika
• segment numeru kasy wypłacającej wynagrodzenia

Tworzenie konta analityki kosztów na podstawie klucza analitycznego:

• suma udziałów poszczególnych kont w kluczu musi wynosić 100%,
• definicja konta musi zawierać segment rozwijany dla automatu księgującego systemu FK, nawet jeśli nie korzysta się z takiego automatu,
• rozwinięcie pojedynczego klucza w obecnej wersji modułu może zawierać maksymalnie 10 kont kosztów.

Identyfikatory kluczy analitycznych mogą zawierać znaki wieloznaczne * i ?. Są one szczególnie przydatne w przypadku, gdy dotychczas używano pola konto analityczne do celów sprawozdawczości i w polu tym występują dodatkowe informacje, zbędne dla prawidłowego rozpoznania klucza analitycznego, np. jako ostatni znak pola przyjęto literkę M dla mężczyzn i K dla kobiet; np. używano konta analitycznego 500/D___M dla listonoszy-mężczyzn i konta 500/D___K dla listonoszy kobiet - W takim przypadku wystarczy zdefiniowanie pojedynczego klucza analitycznego z identyfikatorem 500/D*
Znak wieloznaczny ? może się bardzo przydatny w przypadku, gdy w polu konto analityczne używano niekonsekwentnie jakiegoś separatora, np. znaku / lub \ lub - i poprawianie takich pomyłek mogłoby być uciążliwe. Wracając do poprzedniego przykładu, definicja klucza 500?D* obejmie m.in. takie wpisy w polu konto analityczne:
500/D___M
500\D___M
500/D___K
500\D___K
500-D__M
500_DK
  itd.
Warto zdefiniować jeden klucz analityczny o identyfikatorze *, który będzie używany w przypadku nieznanego wpisu w polu konto analityczne (dla PPUP "Poczta Polska" taki klucz jest już zdefiniowany).
Kolejność, w jakiej moduł PK próbuje ustalić klucz analityczny na podstawie pola konto analityczne można podglądnąć w edytorze kluczy analitycznych przez listę kluczy (klawisze Ctrl-L). Jednak zawsze, w pierwszej kolejności, moduł szuka klucza odpowiadającego dokładnie wpisowi w polu konto analityczne i dopiero, gdy go nie znajdzie, szuka klucza z użyciem znaków wieloznacznych.

Przykład rozwinięcia klucz analitycznego

W przykładzie zdefiniowano ogólny klucz analityczny dla dowolnego listonosza w dowolnej placówce. W przypadku, gdy występują różne obciążenia w różnych placówkach, lub wręcz w różnych rejonach, można zdefiniować więcej kluczy dla listonoszy, np. 500?D1*, 500?D2* itd. W takim wypadku, w polu konto analityczne, w danych płacowych poszczególnych pracowników należy wpisać odpowiedni identyfikator. W skrajnym przypadku można wręcz używać odrębnych kluczy dla każdego pracownika - warunkiem jest jednoznaczny identyfikator klucza wpisany w pole konto analityczne danych płacowych pracownika i poprawnie zdefiniowany w edytorze kluczy.

Aby zmniejszyć uciążliwość wpisywania długich kont analitycznych ze stałymi segmentami, w edytorze kluczy można używać tzw. makro czyli możliwości automatycznego wpisania ciągu znaków po naciśnięciu odpowiedniej kombinacji klawiszy. W module PK zdefiniowano makro dostępne pod klawiszami Alt-K, które powoduje wpisanie "szkieletu" konta analitycznego zdefiniowanego w opcji: Pliki/Konfiguracja/Opcje generatora PK (dla PPUP "Poczta Polska" zdefiniowano 5---1-1-KKKKK-SSSS).

Tworzenie segmentu analityki kosztów dla automatów księgujących systemu FK

W przypadku PPUP "Poczta Polska" segment analityki definiowany dalej jako SSSS jest używany do określania konta kosztów według układu rodzajowego a konta w kluczach analitycznych jako konta zespołu 5.

Segmenty analityki definiuje się w opcji: Pliki/Konfiguracja/Segmenty analityki kosztów

Metoda obliczania kosztów na podstawie definicji modułu PK

Konto zaokrągleń definiuje się w opcji Pliki/Konfiguracja/Opcje generatora PK

Obliczanie wartości zapisów na poszczególnych kontach analitycznych jest operacją wieloetapową i ściśle powiązaną z jednoczesnym "budowaniem" konta analitycznego. Etapy obliczania wartości i ustalania numeru konta:

• na podstawie pola konto analityczne program poszukuje klucza analitycznego dokładnie zgodnego z zawartością tego pola, a jeli takiego nie znajdzie, to poszukuje klucza wieloznacznego, "pasującego" do wzorca;
• program oblicza wartość tymczasową, na podstawie definicji segmentu analityki kosztów;
• jeśli wartość tymczasowa nie jest zerowa, program "buduje" kolejne konta na podstawie definicji klucza analitycznego i oblicza wartości poszczególnych zapisów na poszczególnych kontach analitycznych, zgodnie ze zdefiniowanym udziałem poszczególnych kont, zaokrąglając udziały (metodą 5/4 - tzw. księgową) z dokładnością do 1 grosza,
• następnie sumuje poszczególne udziały i porównuje ich sumę z wartocią tymczasową;
• jeśli wystąpi różnica, program tworzy dodatkowy zapis na konto zaokrągleń, "zbudowane" według ustalonej definicji; w ten sposób program nie tworzy błędów wynikających z zaokrągleń udziałów poszczególnych kont analitycznych i nie występują różnice pomiędzy późniejszymi zapisami na kontach zespołu 4 a odpowiadającym im składnikom płacowym;
• program sprawdza, czy istnieje kolejna definicja segmentu analityki kosztów i - jeśli istnieje - wraca do punktu obliczania wartości tymczasowej;
• po "obiegnięciu" wszystkich segmentów program sprawdza, czy jest kolejny zapis w liście płac dla kolejnego pracownika; jeśli taki istnieje, wraca do poszukiwania klucza analitycznego.

Segmenty kont rozwijane automatycznie przez generator PK (zdefiniowane dla PPUP "Poczta Polska")

W ramach definicji konta można łączyć różne segmenty. Należy jednak zwracać przy tym baczną uwagę na to, żeby w wyniku uszczegółowienia analityki nie doprowadzić do tworzenia gigantycznych ilości zapisów w PK. Na przykład można zdefiniować przy koncie kosztów, w rozwinięciu klucza analitycznego,  używanie segmentu NNNNN - numeru karty pracownika (np. definicja 551-00-0-1-1-KKKKK-SSSS-NNNNN), ale w wyniku takiego działania, dla każdego pracownika, przy którym używana byłaby ta definicja pojawiłoby się mnóstwo rozdrobnionych informacji - zakładając pracownika działu informatyki o numerze karty 321, który chorował przez część miesięca i dodatkowo otrzymał premię roczną, pojawiłyby się kolejno zapisy:
551-00-0-1-1-29229-3110-00321 - wynagrodzenie ze stosunku pracy
551-00-0-1-1-29229-3111-00321 - premia roczna
551-00-0-1-1-29229-3112-00321 - wynagrodzenie za czas choroby
551-00-0-1-1-29229-3120-00321 - ekwiwalent za umundurowanie
551-00-0-1-1-29229-4611-00321 - składki z tutułu ubezpieczenia społecznego (płatne przez pracodawcę).
W przypadku pracownika np. rozdzielni, gdy może wystąpić dzielenie kosztów np. na 8 różnych kont kosztów powyższe 5 zapisów urosłoby do 40. Zakładając średnią ilość kont kosztów na pracownika równą 3 oraz średnią ilość segmentów SSSS na pracownika równą 4 oraz 1000 pracowników na liście, dawałoby to 12000 pozycji w PK dotyczących kosztów.
Na dokładkę, w tym konkretnym przypadku, system FK i tak nie potrafiłby sobie poradzić z tak rozwiniętymi kontami.

Predefiniowane PK dla PPUP "Poczta Polska"

Zapisy PK definiuje się w opcji Pliki/Konfiguracja/Definicje PK/Definicje

PK 1 - Rozliczenie konta 261 i analityka kosztów

Wynikiem PK 1 jest czyste saldo konta 261 oraz zaliczone koszty na konta 5xx... łącznie z pełną analityką. Na koncie 231, po stronie Ma występuje saldo równe wynagrodzeniu brutto (zaliczone do kosztów po Wn na odpowiednich kontach 5.....3110 itd.) a na koncie 223, po stronie Ma występuje saldo równe składkom na ubezpieczenia społeczne płatnych ze środków pracodawcy (również zaliczone w koszty po Wn na odpowiednich kontach 5.....4611).
Rozliczenie automatyczne składki na Fundusz Pracy jest możliwe, ale trudne, ponieważ pojawią się różnice z zaokrągleń wymagające dodatkowej korekty (składka na FP jest liczona globalnie a nie dla każdego pracownika z osobna).

PK 2 - Rozliczenie konta 231

Wynikiem PK 2 jest pozostanie na saldzie konta 231 kwoty dokładnie równej sumie kwot do wypłaty w gotówce.

PK 3 - Storna dla czystości obrotów i dodatkowe przeksięgowania

Segmenty analityki kosztów dla automatów księgowych systemu FK

Wdrażanie modułu PK w jednostkach PPUP "Poczta Polska"

Uzupełnienie danych komórek organizacyjnych

Należy uzupełnić pole segment kosztów zgodnie z planem kont (strony 8-13 planu kont w egzemplarzu przekazanym autorowi) dla wszystkich komórek organizacyjnych. Uzupełnianie pola kasa nie jest konieczne, jeśli nie zamierza się w PK korzystać z segmentu rozwijanego AA, dotyczącego numeru kasy.

Konfiguracja modułu PK

Praktycznie wszystkie opcje są ustawione poprawnie. Uzgodnienia z Głównym Księgowym wymaga jedynie sprawa konta zaokrągleń wykorzystywanego do analityki kosztów.
Należy również wstawić poprawny segment firmy, zgodnie z tabelą WYRÓŻNIK DLA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ (strona 9 planu kont) - wstępnie wstawiony jest segment RUP Legnica: 29200.
Uwaga: nie zmieniać pola segment firmy w ramce Segmenty rozwijane!

Definicje PK

Przy analizowaniu PK należy korzystać z uwag w tabeli predefiniowanego PK

PK 1

PK2

• 249-01-00000-XXXXX - ubezpieczenia, gdzie segment kontrahenta został użyty do rozróżnienia np. PZU (00006) od Cardif (00007),
• 249-04-00000-XXXXX - związki zawodowe, gdzie segment kontrahenta został użyty do rozróżnienia poszczególnych związków zawodowych.

Niestety - nie dało się ustalić, na jakim koncie, według nowego planu kont, naliczane są koszty wydanego umundurowania i dlatego też numer odpowiedniego konta dotyczącego zmniejszenia kosztów jest niepełny. Należy go uzupełnić w ostatnim zapisie PK 2 i pierwszym PK 3. Przyjęta metoda rozliczania kosztów wydanego pracownikom umundurowania i zastosowane wzory są - według wiedzy autora - zgodne z planem kont (łącznie z poprawkami planu kont, dotyczącymi kont 431-21 i 431-22), brakuje jedynie poprawnego numeru konta.

Klucze analityczne

Najkłopotliwszym etapem wdrażania modułu PK jest ustalanie kluczy analitycznych dla poszczególnych stanowisk pracy. Zgodnie z postulowanym w planie kont podejściem, należy podjąć starania, aby możliwie najwięcej kosztów było rozliczane poprawnie na kontach 500, 501 itd., z podziałem na rodzaje działalności i fazy oraz unikaniu używania konta 510 i 511 jeśli jest to możliwe. Moduł PK umożliwia przypisanie podziału kosztów nawet do pojedynczych pracowników. Szczegółowy opis w części Tworzenie konta analityki kosztów na podstawie klucza analitycznego.
Pomocą przy opracowywaniu opracowywaniu kluczy analitycznych, a szczególnie przy ustalaniu grup pracowników, dla których można opracować wspólne klucz, może być Schematyczny Zakres Czynności lub jego odpowiednik opracowany dla danej jednostki organizacyjnej. Należy wykorzystać jak najbardziej możliwości stosowania wspólnych kluczy, ponieważ dają one szanse na opracowanie pełnej analityki kosztów stosunkowo niewielkim nakładem pracy, oraz możliwość łatwej modyfikacji tej analityki w zależności od zmieniającej się struktury np. świadczonych usług (okresy przedświąteczne itp.).

Przy okazji tworzenia kluczy analitycznych, warto pokusić się o uporządkowanie wpisów w polu Konto analityczne w danych płacowych pracowników. Pola te stanowią równoczenie identyfikator klucza analitycznego i nieporządek w nich może być przyczyną przerzucenia zbyt wielu kosztów na ogólny klucz z identyfikatorem *

Segmenty analityki kosztów

Definicje dotyczą segmentu analityki kosztów dla automatu księgującego systemu FK. Według wiedzy autora, ta część modułu jest zdefiniowana poprawnie i zgodnie z planem kont.
 

--
Roman Mandziejewicz, tel. 0-602-351881